E. Renaux

[Bruno FAUDEUX – FA13, Salwa SAHHANI – FE13 et Thibaut GAVEL – FA13]

La modélisation des processus métier est une étape importante dans l’optimisation du fonctionnement d’une entreprise. Il permet d’identifier les sources de lenteurs et de coûts de potentiellement  résoudre ces difficultés dans le fonctionnement de l’entreprise.
À l’aide d’outils de modélisation informatique, les entreprises d’aujourd’hui peuvent plus aisément créer des modèles de leurs processus et suivre leur exécution.
Quels sont les bons critères de choix d’un outil de modélisation métier? Quel est l’état de l’offre sur le marché?
Dans cette étude, nous commencerons par détailler les différents critères selon lesquels nous avons évalué les outils, puis nous vous présenterons une sélection d’outils capable d’effectuer de la modélisation de processus métier suivant ces critères, et nous confluerons avec une mise en lumière de l’outil qui nous a semblé le plus pertinent dans cette sélection.

Quels critères de sélection ?

Afin de comparer les différents outils que nous avons pu trouver lors de nos recherches nous avons choisi de définir des critères objectifs afin de cibler les qualités et défauts de chacun tout en tenant compte des différents profils d’utilisateurs possibles. C’est ainsi que nous avons choisi d’étudier les outils avec les critères suivants:

• Leurs capacités de modélisation. Quelles normes et quels modèles sont disponibles dans cet outil ? Est-ce juste un outil de dessin qui utilise les symboles des normes ou respecte-t-il les normes BPMN, UML…
• Le respect de normes et modèles. Il existe dans l’outil de règles prédéfinies de validité des modèles par rapport aux éléments qu’ils contiennent et aux liens entre ces éléments. Existence de règles de syntaxe – contraignantes ou non -, en temps réel ou a posteriori, permettant de guider les utilisateurs. Possibilité de définir des règles propres à l’entreprise. Possibilité de contrôler, pour un ensemble de modèles réalisés, la cohérence de ces modèles par rapport aux règles édictées. Exemple : une tâche ne peut être reliée à plus d’un flux entrant ou sortant (ce qui implique l’obligation d’utiliser des connecteurs logiques).
• Leurs capacités à se connecter avec un Système d’information existant. Connexion MySQL, ODBC ou possibilité d’import-export, certains logiciels de modélisation permettent de se synchroniser avec un SI ou un Intranet afin de faciliter la modélisation des processus et la réalisation d’interfaces web permettant de suivre l’exécution des processus.
• Leurs outils d’aide à l’optimisation. L’outil de modélisation permet-il d’effectuer une analyse du processus en plus de le modéliser ? Propose-t-il des outils pour aider à l’optimisation de ces processus ?
• La production de documentation. L’outil de modélisation permet-il de rédiger une documentation sur les processus à l’aide d’options internes (comme des commentaires, notes mises en forme…). L’outil met à disposition des rapports standards permettant d’analyser les données du référentiel : comparaison entre modèles, identification de modèles présentant certaines caractéristiques (nombreux acteurs par rapport au nombre de fonctions gérées, % des fonctions métier informatisées…).
• Intégration du système d’information dans la représentation processus. L’outil peut mettre en évidence, au sein de la représentation graphique d’un processus, les objets métier manipulé et des blocs fonctionnels du SI mis en œuvre.
• La cible commerciale (prix/collaboration/…) (PME, Grands Comptes…). En fonction du coût de l’outil (prix de la licence), des possibilités qu’il offre ainsi que de son nombre d’utilisateurs, nous avons tenté de définir les cibles qui correspondaient le mieux pour son acquisition et son utilisation.

Tableau de comparaison de cinq suites de modélisation

La suite MEGA

L’abréviation  MEGA signifie «Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools».
La société MEGA International repose sur deux activités : l’édition de solutions logicielles, ainsi que le conseil en organisation du système d’information. Dans ce second cas, elle travaille sur l’analyse des processus, l’architecture d’entreprise, la planification des systèmes, la conception des systèmes et des cahiers des charges informatiques, la gouvernance, la gestion des risques d’entreprise, l’audit interne et la conformité.
MEGA Process apporte toutes les fonctions nécessaires à la modélisation, documentations, et améliorations des processus et des organisations. Cette architecture métier sert de modèle de référence pour prendre des décisions et faire des analyses d’impact de tout changement organisationnel et business, opérationnel et/ou technique.
MEGA a  rassemblé ses outils de BPA, EA et GRC (Gouvernance des SI et Gestion des Risques) dans une unique solution logicielle : la MEGA Suite.
Fondée sur un modèle d’information global, MEGA APM permet de stocker de manière cohérente et centralisée dans un référentiel MEGA, toutes les informations relatives à vos processus métiers. La plate-forme sous-jacente assure le partage et l’échange d’informations avec les autres composants de la Suite MEGA.
MEGA fait partie de groupes de standardisation internationaux tels que l’OMG, et contribue ainsi au développement de standards tels qu’UML, BPMN et TOGAF.
Acteur majeur de l’Architecture d’Entreprise et de la Gouvernance,Risque et Conformité,  MEGA International est depuis 20 ans le partenaire privilégié des organisations qui placent l’excellence opérationnelle et la gouvernance durable au cœur de leur stratégie. Plus de 2.400 clients tels qu’EADS, Société Générale ou LCL – Le Crédit Lyonnais font confiance aux solutions logicielles et à l’expertise des consultants de MEGA.

Et l’Open-Source ou le gratuit ?

Peu de produits open-sources existent dans ce domaine. Il existe le logiciel ProcessMaker qui permet de représenter les processus métiers. Ce logiciel est disponible en plusieurs éditions. Une gratuite mais ne disposant pas de support et plusieurs éditions payantes avec des modules complémentaires. Il s’agit quand même d’une solution complète intégrant la modélisation des processus, leur validation, de l’aide à l’optimisation et de la rédaction de documentation. Des entreprises comme Lenovo ou Toyota utilisent déjà ProcessMaker Entreprise (payant) pour modéliser leurs processus.
Au-delà de l’open source, quelques éditeurs proposent des solutions gratuites mais allégées de leur solution. Une liste non exhaustive peut être trouvée sur le blog « consultant BPM » à l’adresse http://consultantbpm.com/outils-modelisation/228-outils-de-modelisation-de-processus-metier-bpm-gratuit.html.

Conclusion

Dans cette étude nous avons souhaité introduire 5 outils de modélisation qui nous ont semblé les plus représentatifs du marché actuel. Au cours de nos recherches nous avons vu une remarque revenir fréquemment : en 10 ans ce marché à l’origine anecdotique à atteint sa maturité. L’offre est aujourd’hui variée et établie, et les outils, mêmes s’ils présentent des différences fonctionnelles sont tous performants et répondent tous à un besoin. Certains ont choisi de se spécialiser ou bien de proposer une grande modularité afin de mieux s’adapter à une partie de la demande.
Au-delà des outils, la modélisation reste une démarche globale pour l’entreprise. Ces outils permettent quasiment tous de modéliser les processus et de générer des pages web de base pour aider à leur réalisation mais les logiciels spécialisés dans le suivi des processus métiers en entreprise reste les progiciels de gestion (ou ERP). Ainsi au-delà de la modélisation et de l’optimisation de ses processus une entreprise, si elle veut tirer profit de cet investissement, devra mettre en place le système d’information adapté à l’exécution de ces processus.
Enfin, au-delà des fonctionnalités, le prix de mise en place des outils de modélisation restera pour les petites et moyennes entreprises (PME) un critère important. En effet certains outils propose des licences à près de 10 000 € par poste ce qui représente un investissement conséquent, qu’il faudra être sur de pouvoir rentabiliser.

Sources

Cet article a été rédigé à l’aide des sites suivants :
http://consultantbpm.com/
Bpms.info
Journaldunet.com